Офис-менеджер

Офис-менеджер Company: Сигнал Менеджмент Location: Москва, Москва date_posted: 2026-07-23T16:13:04.458+03:00 | valid_through: 2026-08-22T16:13:04+03:00 | region: Москва | address_country: RU | identifier: 134524080 Офис-менеджер В компанию требуется офис-менеджер — внимательный, доброжелательный и организованный специалист, который будет обеспечивать ежедневную административную работу офиса, встречать гостей, координировать документооборот и помогать сотрудникам в решении организационных вопросов. Обязанности Принимать и распределять входящие телефонные звонки. Встречать посетителей, клиентов и партнеров Компании. Информировать сотрудников о прибытии гостей. Заказывать разовые пропуска для прохода посетителей в Компанию. Заказывать постоянные пропуска для новых сотрудников Компании. Бронировать переговорные комнаты для внутренних и внешних встреч. Поддерживать порядок в переговорных комнатах, зоне приема гостей и офисных зонах. Организовывать чай/кофе для руководителей, гостей и участников деловых встреч. Контролировать наличие воды, чая, кофе, расходных материалов, канцелярии и иных офисных запасов. Организовывать подготовку встреч, заседаний и совещаний: сбор материалов, оповещение участников, контроль готовности помещения. Вести регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Передавать корреспонденцию и документы в структурные подразделения. Организовывать отправку документов через курьера или внешние курьерские службы. Передавать документы Генеральному директору на рассмотрение и подпись. Выполнять информационные запросы руководителей Компании. Организовывать служебные командировки сотрудников: покупать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы, при необходимости организовывать трансфер или такси. Передавать счета, подтверждения и закрывающие документы по командировкам в бухгалтерию или ответственное подразделение. Сопровождать корпоративную программу ДМС: участвовать в перезаключении договоров, подключать и отключать сотрудников, направлять данные для оформления страховых полисов. Взаимодействовать со страховой компанией по вопросам оформления, продления и изменения полисов ДМС. Выполнять отдельные поручения руководителя в рамках административной поддержки офиса. Требования Опыт работы офис-менеджером, секретарем, администратором ресепшн, ассистентом или координатором офиса — от 0,5 года. Среднее профессиональное или высшее образование. Грамотная устная и письменная речь. Знание делового этикета. Уверенное владение Microsoft Office, Word, Outlook. Опыт работы с корреспонденцией и документооборотом. Навыки организации встреч, переговорных комнат и административных процессов. Опыт заказа билетов, бронирования гостиниц и организации командировок будет преимуществом. Английский язык на базовом уровне будет преимуществом. Личные качества Доброжелательность и коммуникабельность. Внимательность к деталям. Аккуратность в работе с документами. Ответственность и исполнительность. Дисциплинированность. Тактичность и соблюдение деловой этики. Умение работать в режиме многозадачности. Сервисный подход к сотрудникам, гостям и партнерам Компании. Условия Работа в стабильной управляющей компании. Офисный формат работы. График: 5/2 с 9.00 до 18.00 Официальное оформление в соответствии с ТК РФ. Комфортный офис и деловая корпоративная среда. Прямое взаимодействие с руководством и сотрудниками Компании. Заработная плата официальная 100 тыс. руб. на руки. Кого мы ищем Нам нужен человек, который умеет создавать порядок вокруг себя: вовремя ответить на звонок, встретить гостя, подготовить переговорную, не потерять документ, аккуратно организовать поездку и спокойно решить текущий административный вопрос. Эта позиция подойдет кандидату, которому комфортна роль надежного офисного координатора: внимательного, корректного, вежливого и ответственного.